Dank einer cleveren Software wird das Handy zum Universal-Werkzeug der Zeiterfassung.Der Metallbauer Haskamp profitiert dabei nicht bloß von der sofortigen Verfügbarkeit der Arbeitszeiten, Vorteile ergeben sich ebenso hinsichtlich der logistischen Planung.
Mit ihrem Smartphone online zu sein, ist für die Mitarbeiter und Monteure der Firma Haskamp völlig normal – und von der Geschäftsführung ausdrücklich erwünscht. Denn mit der Software 123erfasst.de protokollieren die Mitarbeiter des mittelständischen Unternehmens für Metallbau und Fassadentechnik im niedersächsischen Edewecht alle Arbeiten auf der Baustelle über das Smartphone; handschriftliche Aufzeichnungen entfallen damit. Die persönliche Arbeitszeit bzw. die Arbeitszeit einer Kolonne nebst Leistungsergebnissen, etwaigen Materialien oder Nachunternehmerleistungen lassen sich dem Softwareanbieter zufolge vor Ort mithilfe vorgegebener Textbausteine eingeben. Alle Daten wie Zeit, Leistung, Standort und Wetter werden in Echtzeit auf den Server übertragen und stehen direkt zur Verfügung. Dadurch beschleunigten und vereinfachten sich für den Unternehmer die Nachkalkulation, die Fakturierung und auch die Lohnabrechnung. Tages-, Wochen- und Monatsberichte zur Dokumentation von Bauabläufen erstelle die Software automatisch.
Intuitiv und zeitsparend
„Wir nutzen die neue Software seit Beginn des Jahres 2014 und profitieren dadurch von der sofortigen Verfügbarkeit aller Arbeitszeiten“, erläutert Karsten Behrens von der kaufmännischen Geschäftsleitung bei Haskamp. Durch die übersichtliche Darstellung der einzelnen Baustellen, der dort eingesetzten Mitarbeiter und der zirka 30 Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks ergeben sich nach seiner Aussage deutliche Vorteile hinsichtlich der Logistik. Alle zu erfassenden Zeiten sind einem Projekt oder einer Baustelle zugeordnet. Im Menü erscheinen mit den Bereichen Bauteil und Baubereich zwei weitere Aufteilungsebenen. Das Erfassen von Start und Ende, Pause und Tätigkeitswechsel sowie Wetterverhältnissen und Maschineneinsatz ist dem Anbieter zufolge dabei so optimiert, dass dafür jeweils nur wenige Tastenberührungen ausreichten. „Die Baustelle wird den Mitarbeitern durch die 123erfasst.de-Plantafel bereits voreingestellt vorgeschlagen“, erläutert Behrens. Die detailliertere Zuordnung der Leistungen erfolge durch die Auswahl des Bauteils (z.B. Haus 3, erster Bauabschnitt) und des Baubereichs (z.B. Fassade, Erdgeschoss). Diese und andere Vorgaben lassen sich im 123-Office frei hinterlegen.
„Durch die Darstellung der einzelnen Baustellen und der dort eingesetzten Mitarbeiter sowie der zirka 30 Fahrzeuge unseres Fuhrparks ergeben sich richtige Vorteile bezüglich der Logistik.“
Sollte dagegen nur ein Bauteil respektive ein Bauabschnitt vorhanden sein, schlage die Software diese standardmäßig vor. Der Mitarbeiter müsse lediglich die Tätigkeit auswählen; die Texteingabe erfolge bei Bedarf.
Fotos für den Baubericht hinzufügen
Haskamp nutzt zudem noch eine weitere Funktion der Software. „Wir nehmen auftragsbezogen die Möglichkeit der Fotodokumentation wahr“, sagt Behrens. „Sobald unsere Mitarbeiter mit ihrem Handy bei einem Auftrag Bilder gemacht haben, werden die Aufnahmen direkt der entsprechenden Baustelle, dem Projekt, dem Bauabschnitt und dem Baubereich zugeordnet.“ Optional lassen sich die Fotos über die Software um Kommentare ergänzen. Die Fotos werden dem Anbieter zufolge sofort auf dem 123erfasst.de-Server hochgeladen und stehen allen Projektbeteiligten – je nach zugeordneter Berechtigung – zur Verfügung. Das Smartphone und die 123-App lassen sich in der Zwischenzeit weiterhin nutzen, das Hochladen der Bilder passiere automatisch im Hintergrund. Als weitere Option setzt der Projektleiter im 123-Office einen Haken bei den Fotos und ergänzt auf Wunsch einen Kommentar. In diesem Fall nutze die Software die Fotos direkt für den Bautagesbericht.
Tagesberichte mit und ohne Materialeinsatz
Mit 123erfasst.de lassen sich nach Angaben des Anbieters die Leistungen der Nachunternehmer ebenfalls direkt innerhalb des Projekts erfassen. Analog zur Zeiterfassung sei dabei ferner die Unterteilung weiterer Aufteilungsebenen wie Bauteil oder Baubereich möglich. So erhalten Nutzer vollständige Informationen für ihre Bautagesberichte, gleichzeitig lassen sich bei sog. Festpreis-Vergaben Anhaltspunkte zu den tatsächlichen Aufwänden genau dokumentieren.
Ebenso einfach wie den Materialverbrauch erfasse 123erfasst.de die Anlieferung von Waren auf die Baustelle. Intelligente Auswahllisten oder das Scannen des Strichcodes auf dem Material ermöglichten dies. Sämtliche Daten stehen dem Anbieter zufolge im 123-Office zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Die Bautagesberichte gibt der Nutzer später wahlweise mit oder ohne Materialeinsatz aus.
Betrug ausgeschlossen
Sämtliche Zeitbuchungen ergänzt die Software dem Anbieter zufolge automatisch um die jeweiligen GPS-Koordinaten und den Zeitstempel. Nutzer erhielten mit 123erfasst.de ein wirksames Werkzeug, um Betrugsversuche zu erkennen. Das GPS-Signal lasse sich bei Bedarf allerdings unterdrücken. Zusätzlich lässt sich die mobile Zeiterfassung um stationäre Zeiterfassungsterminals, PCs oder Laptops ergänzen. Die Daten stehen dann im Büro, bspw. für die Abrechnungen und Bautagesberichte, sofort zur Verfügung.