Ein modernes, durchgängiges Softwaresystem wissen viele Fensterbauunternehmen zu schätzen – die kritisch geprüften Investitionskosten haben sich oftmals schnell amortisiert.
Maschinen, Fenster, Türen, Lkw und Produktionshallen: Das alles kann man anfassen. Man kann sich davor stellen, es ansehen und beurteilen, ob es Nutzen bringen wird. Man kann es auch herzeigen und sich mit einem gewissen Stolz vor den neuen Lastwagen oder das neue Bearbeitungszentrum stellen. Software dagegen ist unsichtbar und erscheint allenfalls auf dem Computerbildschirm in den unterschiedlichen Darstellungen – und es ist alles andere als einfach zu beurteilen, ob eine bestimmte Softwarelösung auch wirklich konkrete Vorteile bietet; und wenn das so ist, welche dies bezogen auf den jeweiligen Anwender sein könnten.
Da stellt sich zunächst die Frage, ob es denn auch tatsächlich eine Branchensoftware sein muss; gibt es doch so viele Anbieter von Standard-ERP-Systemen, die branchen unabhängig sind, viele 1.000 Male verkauft wurden und in ganz verschiedenen Fertigungsbetrieben, bei Dienstleistern und auch bei öffentlichen Verwaltungen installiert sind. Diese Frage ist relativ einfach zu beantworten. Die Branche der Fenster- und Türenhersteller unterscheidet sich von vielen anderen Branchen ganz fundamental in der unglaublichen Variantenvielfalt der Produkte. Ein Standard-ERP-System, das in der Lage ist, vielleicht die komplexe Stückliste eines Pkw aufzunehmen, muss noch lange nicht in der Lage sein, auch ein Fenster sauber abbilden zu können – oder können Sie den Pkw mal eben zehn Zentimeter länger bestellen, als er eigentlich vorgesehen ist? Oder in einer anderen Form? Starre Stücklistenkonzepte passen nicht zur Fenster- und Türenbranche. Das betrifft aber nicht nur den Konfigurator – die spezifischen Anforderungen der Fenster- und Türenbranche betreffen auch Fertigung, Einkauf, Lager und Versand, also den gesamten Prozess und jedes noch so kleine Detail, das Bestandteil dieses Prozesses ist. Um all diese speziellen Anforderungen der Branche erfüllen zu können, muss es dann in der Tat eine branchenspezifische Software sein: eine durchgängige Systemlösung nämlich, die den besonderen Anforderungen auf allen Ebenen und in allen Bereichen eines Unternehmens der Fenster- und Türenindustrie Rechnung trägt.
Was aber kann die Investition in Software an Vorteilen bringen? Soll man überhaupt in Software investieren? Dazu ein Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, Sie wollen die IT-Kosten in Ihrem Unternehmen eliminieren und schaffen die gesamte IT ab. Das spart viel Geld, da sie ja auch die IT-Mitarbeiter entlassen können. Vielleicht schaffen Sie stattdessen für alle Mitarbeiter einen Abakus an. Das ist ein Holzrahmen, auf dem Kugeln aufgefädelt sind und mit dem man rechnen kann – schon vor einigen 1.000 Jahren erfunden und noch heute in einigen Ländern auf Marktplätzen genutzt. Was würde nun passieren? Sie müssten eine große Zahl neuer Mitarbeiter einstellen, um das Tagesgeschäft zu bewältigen, würden jeden Überblick verlieren und vermutlich Qualitätsbeziehungen zu den Kunden und Liefertermintreue einbüßen. Vermutlich wäre Ihr Unternehmen schon nach kurzer Zeit ruiniert.
Das Gedankenexperiment zeigt: ohne EDV sehr viel Personal, keine Transparenz, keine Termintreue, Einbußen bei der Qualität. Kein Unternehmen der Branche kann heute noch ohne IT auskommen. Was aber bedeutet es nun, wenn Sie stattdessen mehr Geld für die EDV ausgeben, wenn Sie investieren, ein IT-Projekt auflegen mit klaren und realistischen Zielen? Was können Sie erreichen?
Die Antwort ist so vielfältig wie die Betriebe, die es in der Branche gibt. Alle diese Betriebe verwenden schon EDV-Systeme, die meisten davon sind freilich sehr unterschiedlich. Der Startpunkt ist also für jeden Betrieb individuell verschieden. Das gilt aber nicht nur für den Ausgangspunkt, sondern auch für die Ziele. Da spielen die Unternehmensgröße, die Produktpalette des jeweiligen Anbieters, die Automatisierung in der Fertigung, die Qualifikation der Mitarbeiter und natürlich auch der Absatzkanal eine entscheidende Rolle.
Und natürlich die Vorgehensweise, neudeutsch: der Workflow: Legen Sie den Auftrag des Kunden noch als Papierakte an, lassen Sie den „Akt“ dann durch die Büros zur Arbeitsvorbereitung, zum Einkauf und in die Faktura laufen? Kopieren Sie viele Seiten Papier und arbeiten mit den Ausdrucken? Geben Sie die Kundentermine pauschal (z.B. heute plus zwei Wochen) vor? Ermitteln Sie Teile, die sie einkaufen müssen, noch von Hand? Erfolgt die Rechnungsprüfung manuell?
Dies sind nur einige Beispiele – gehen Sie einmal bewusst alle Prozesse in Ihrem Unternehmen durch und prüfen Sie, ob diese effizient gestaltet sind. Was zum Beispiel geschieht, wenn ein Kunde anruft und eine Änderung an einem laufenden Auftrag machen möchte? Wie lange benötigen Sie, um zu wissen, in welchem Stadium der Auftrag jetzt genau ist – wurde schon etwas bestellt? Hat die Fertigung schon begonnen? Wurde das Glas schon geliefert und montiert? Ein gutes EDV-System zeigt Ihnen die korrekte Antwort auf alle diese Fragen in Sekundenschnelle von jedem Arbeitsplatz aus – die Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung wählen den Vorgang an und haben alle Informationen aus allen Bereichen direkt auf dem Bildschirm, einschließlich aller Produktionsschritte in der Fertigung und der Versandinformationen. Kein Suchen nach Akten, kein Telefonieren zu Kollegen und auch nicht der heute noch übliche Fußmarsch in die Fertigung zum Nachsehen.
Oft wird heute in Bezug auf eine Investition in EDV über papierlose Fertigung nachgedacht. Diese ist wichtig und bringt tatsächlich viele Vorteile, wobei das EDV-System jedoch weit mehr können muss, als in der Fertigung „nur“ papierlos zu arbeiten. Hier geht es auch um Steuern, Verwalten von Puffern, Nachfertigung etc. Aber nur hier zu investieren und die Arbeit in der Verwaltung, also Erfassung, Einkauf, AV, Versand und Faktura, nicht optimal zu gestalten, reicht nicht aus. Beides muss aufeinander abgestimmt sein – und so effizient und transparent wie möglich gestaltet.
Betrachten Sie Ihre Organisation einmal ganz genau. Sie werden sicher vieles entdecken, das sich mit optimierten Abläufen und EDV automatisieren, vereinfachen und zuverlässiger machen lässt. Natürlich ist es manchmal nicht leicht, dies zu beurteilen, wenn man nicht genau weiß, wozu eine gute EDV-Lösung heute in der Lage ist. Eine Möglichkeit besteht darin, einen namhaften Softwarehersteller einzuladen, Ihre Organisation kennen zu lernen und Potenziale aufzuzeigen. Aber prüfen Sie die Empfehlungen. Lassen Sie sich zeigen, dass
die angebotene Software das Versprochene auch wirklich leistet. Prüfen Sie Referenzen in Unternehmen, wo eine vergleichbare Lösung schon realisiert ist. Falls Sie schon optimal organisiert sind und ein EDV-System bestmöglich nutzen, kann ein solcher Termin nur so ausgehen, dass man Ihnen zur guten Umsetzung gratuliert. Der Wechsel auf ein anderes IT-System würde kaum Vorteile bringen. Falls es aber etwas zu verbessern gibt, dann lohnt es sich, genau darüber nachzudenken und intensiv zu diskutieren. Eine Investition in EDV und Organisation kann bei vergleichbaren Budgets nutzbringender sein als jede mögliche Investition in neue Maschinen. Es lohnt in jedem Fall, sich diesem Thema zu stellen und intensiv über eine Veränderung nachzudenken.
Fazit
Ein Stillstand ist beim Thema EDV ohnehin schon lange nicht mehr möglich. Die Technologie der Datenbanken, der Betriebssysteme, der Vernetzung zu Lieferanten etc. schreitet atemberaubend schnell voran und bringt Unternehmern, die solche Entwicklungen nutzen, deutliche Marktvorteile.
Aber auch die Produktpalette ändert sich mit immer größer werdender Geschwindigkeit und die Automatisierung der Fertigung nimmt permanent zu. Hier ist es wichtig, den richtigen Geschäftspartner auszuwählen – ein Unternehmen das mit dem Tempo dieser Veränderungen Schritt halten kann und selber stark in die stetige Erneuerung seiner Branchensoftware investiert. Stellen Sie sich dem Thema EDV in Ihrem Unternehmen – es lohnt sich.
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