Digitalisierung und Zukunftsbildung – in beiden Kategorien hat die Schreinerei Brammertz den Alfred-Jacobi-Preis gewonnen. GFF hat nachgefragt, wie die eingesetzte Cloud-Lösung die Arbeit vereinfacht und warum der Betrieb generationenübergreifende Tandems zusammenspannt.
Vom Angebot bis zur Abnahme – die Schreinerei Brammertz hat sich intensiv mit den Möglichkeiten der Digitalisierung auseinandergesetzt und mithilfe von digitalen Werkzeugen die Arbeitsabläufe im Unternehmen vereinfacht und optimiert. Das spart nicht nur Papier. „Wir haben eine viel höhere Prozesssicherheit. Ob in der Werkstatt oder mit dem Tablet auf der Baustelle – wir sind immer auf dem aktuellen Stand und greifen jederzeit und von überall auf alle wichtigen Daten zu“, sagt Max Brammertz, der die Digitalisierung in dem Unternehmen maßgeblich vorangetrieben hat und die Schreinerei gemeinsam mit seinen Eltern Alice und Eduard sowie seiner Schwester Aline führt.
Das Herzstück des sog. Brammertz-Digi-Workflows bildet die digitale Kundenakte, die das Unternehmen in der Cloud-angebundenen Software Microsoft OneNote erstellt und die sämtliche für den Auftrag relevanten Daten enthält, vom Aufmaß über produktionsrelevante Daten bis zur Montagemappe.
Mitarbeiter waren schnell überzeugt
„Wir haben unsere Prozesse analysiert und überlegt, wie wir diese komprimiert in einem in OneNote geführten Ordnersystem ablegen können“, sagt Brammertz. Der Vorteil der Lösung bestehe darin, dass sich mit OneNote ähnlich wie mit Papier arbeiten lasse – entweder handschriftlich per Touchscreen oder via Tastatur. Die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsweise daher nicht wesentlich umstellen. „Innerhalb der Grundstruktur, die dem Aufbau des Papierordners gleicht, arbeiten sie völlig frei, ohne dass das Programm viele Vorgaben machen würde.“ Beispielsweise fügen die Mitarbeiter Fotos ein, erstellen Skizzen, notieren Maße oder verfassen Anmerkungen zu Inhalten.
Bevor Brammertz die Entscheidung traf, den Workflow im Unternehmen zu digitalisieren, hatte er seine eigenen Erfahrungen gesammelt. Sowohl im Arbeitsumfeld als auch privat begann er ab Herbst 2016, digitaler zu arbeiten und auf Papier zu verzichten. Dabei stellte sich heraus, dass er mit seiner Insellösung nicht sinnvoll im Team arbeiten konnte. Nach intensiver Vorbereitungszeit und unter Einbindung der Mitarbeiter setzte Brammertz ab Frühjahr des vergangenen Jahres die Digitalisierung Schritt für Schritt im gesamten Unternehmen um: Tablets wurden gekauft, die Mitarbeiter geschult und die digitale Akte in Produktion und Montage eingeführt. Die Hoffnung, dass es mit der intuitiv zu nutzenden Microsoft-Software gelinge, die Mitarbeiter für die Umstellung zu begeistern, erfüllte sich. „Die Mitarbeiter haben sehr positiv reagiert, auch wenn zunächst viele Fragen kamen in Bezug auf Datenschutz oder verloren gehende Daten“, schildert Brammertz. Die Einführung sei schnell und reibungslos verlaufen, so dass nicht einmal Testprojekte nötig gewesen seien.
Kundenakte ist immer up to date
Die Einführung des digitalen Kundenordners bringt laut Brammertz viele Vorteile mit sich. Insbesondere hebt der Unternehmer hervor, dass die beiden Standorte des Betriebs damit automatisch vernetzt sind. Alle Beteiligten, ob in der Werkstatt oder auf der Baustelle, seien so jederzeit auf dem aktuellen Stand. „Änderungen oder etwaige Anmerkungen sind durch die Cloud-Anbindung von überall und unmittelbar verfügbar“, sagt Brammertz. Damit lasse sich stets nachvollziehen, welcher Mitarbeiter an welchem Ordner gearbeitet hat und was wann geändert wurde. „Fehler werden reduziert, die Kommunikation wird verbessert, die Qualität, Prozessgeschwindigkeit und Arbeitszeit werden optimiert: Die Kundenzufriedenheit steigt“, fasst Brammertz zusammen. Der digitale Workflow unterliege einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, in den die Mitarbeiter einbezogen seien.
Nicht nur mit der Digitalisierung stellt sich die Schreinerei Brammertz für die Zukunft auf, ein weiterer Baustein im Konzept ist die langfristige Personal- und Nachfolgeplanung. Das Unternehmen, in dem Mitarbeiter im Alter von 16 bis 70 Jahren arbeiten, setzt konsequent auf eine Mischung aus jungen und alten Fachkräften. „Es ist meine Passion, die Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Fähigkeiten und Professionalitäten miteinander zu verbinden und so das Unternehmen in die Zukunft zu entsenden“, erklärt Senior-Chef Eduard Brammertz.
Arbeiten im Tandem
Das Modell sieht so aus: Ein jüngerer Mitarbeiter arbeitet immer mit einem älteren Mitarbeiter zusammen – in diesen Tandems ergänzen sie sich durch Erfahrung und Wissen auf der einen sowie Elan und körperliche Stärke auf der anderen Seite. „Im Tandem werden die Kollegen zu richtigen Partnern, es entsteht ein enormer Wissenstransfer“, sagt Brammertz. Das beste Beispiel einer solchen Verbindung ist das Tandem zwischen Vater und Sohn: Während Eduard Brammertz sein Netzwerk sowie sein Fachwissen in Restaurierung und Treppenbau einbringt, ist Max Brammertz beispielsweise der Experte für die Digitalisierung. „Ich lerne in dieser Richtung ziemlich viel von meinem Sohn. Ich ruhe mich nicht auf Altem aus, sondern bin neugierig auf die Zukunft.“ Dass die Zusammenarbeit in den Tandems funktioniert, führt Brammertz insbesondere auf die im Unternehmen gelebte Geisteshaltung zurück: Ethik, Moral, Respekt und Achtung gemäß der christlichen Soziallehre sind die Grundpfeiler im gegenseitigen Umgang. Dazu gehört beispielsweise auch die Wertschätzung der älteren durch die jüngeren Mitarbeiter.