Am 27. November 2020 ist § 3 Abs. 1 der E-Rechnungsverordnung (ERechv) in Kraft getreten: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.“ Davon betroffen sind Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber als Kunden haben, wie Steuerberater Roland Franz, geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erläutert.
„Seit dem 27. November 2020 akzeptieren die meisten öffentlichen Auftraggeber nur noch E-Rechnungen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen. Das bedeutet für die Unternehmen, die in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern stehen, dass seit November 2020 ausschließlich E-Rechnungen durch die öffentliche Hand akzeptiert werden“, erläutert Steuerberater Roland Franz. Die Vorgehensweise ist wie folgt:
- E-Rechnung erstellen und
- über den präferierten Zustellkanal des öffentlichen Auftraggebers senden.
Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie beinhalten E-Rechnungen den Rechnungsinhalt in Form strukturierter Datensätze (sog. XRechnungen), so dass sie sich elektronisch versenden und automatisch weiterverarbeiten lassen. Das heißt: Nicht mehr akzeptiert werden seit dem 27. November 2020 neben Papierrechnungen elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht das passende Format aufweisen. Dazu zählen laut Franz insbesondere pdf-Dateien oder tiff-Dateien.