Oft fragt sich der Handwerker abends, wo dieser Tag schon wieder hingegangen ist, während Geplante Tagesaufgaben liegen geblieben sind. Ein Zeitmanagementsystem hilft bei der Aufgabenverteilung und der Zuteilung der notwendigen Zeit - für mehr Effizienz im eigenen Betrieb.
Der berühmte Stapel ist Abends oft nicht kleiner geworden - im Gegenteil, er wächst stetig. Zugesicherte Rückrufe hat der Unternehmer nicht geschafft. Schluss damit - diese Auffassung vertritt Coplaning-Gründer Günter Schmitz, der an seiner Akademie Denkhouse Tipps für Unternehmer in Handwerk gibt.
Zeit mit System nutzen
Beim Thema Zeit ist der Handwerker laut Schmitz nur erfolgreich, wenn er sich strikt an seine Aufgaben in der vorgesehenen Zeit und Reihenfolge hält. Ein Zeitmanagement aus dem Bauch heraus funktioniert nicht. Ebenso wenig wie die Abarbeitung eines Stapels von oben nach unten ohne Zeiteinplanung. Denn neue Aufgaben landen einfach oben drauf und die unteren müssen weiter warten. Genau wie Termine so trägt der Chef oder der Mitarbeiter auch alle Aufgaben, die er zu bearbeiten hat, in ein Zeitmanagementsystem, z.B. Outlook, ein. Dies hat die entscheidenden Vorteile, dass der Nutzer keine Aufgaben vergisst, die dafür benötige Zeit einhält, die Wichtigkeit der Aufgabenerledigung in der festgelegten Abfolge beachtet und abends ein gutes Gefühl hat.
Zeitdiebe einplanen
Aufgaben werden somit Terminen gleichgesetzt, in dem sich der Bearbeiter beispielsweise für die Angebotserstellung für Familie XY am Mittwoch von zehn bis zwölf Uhr Zeit nimmt. Quasi so, als ob er einen Termin mit dem Kunden hat. Mit dieser Organisationsform erkennt der Unternehmer oder Angestellte schnell, wie viele Tagesaufgaben er überhaupt erledigen kann und was er anstatt für heute besser gleich für morgen oder übermorgen fest einplant. Da jeden Tag sowieso unverhoffte Dinge dazwischen kommen, sollten Sie sich den Tag nicht hundertprozentig verplanen, sondern nur zu zirka 80 Prozent. So haben Sie 20 Prozent an Arbeitszeit automatisch für Zeitdiebe eingeplant.
Diese und weitere Anregungen für Kundenbegeisterung in Ihrem Unternehmen erfahren Sie im Coplaning Unternehmer-Seminar am Donnerstag 10. und Freitag 11. November 2016 bei Coplaning in Luxemburg. Infos dazu finden Sie unter www.denkhouse.com.