Fällt ein Firmenchef z.B. durch einen Unfall plötzlich aus, steht oft die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel. Abhilfe schafft die frühzeitige Notfallplanung. Zwei Branchenexperten sagen, welche Unterlagen in einen solchen Ordner gehören und was bei der Erstellung zu beachten ist.
Ob Arbeits- oder Autounfall, schwere Erkrankung oder sogar Tod: Jeder Unternehmensinhaber kann von heute auf morgen plötzlich ausfallen. "Mir ist ein Fall bekannt, wo der Chef eines SHK-Betriebs unerwartet verstorben ist", sagt Klaus Steinseifer. "Über solche Ereignisse machen sich viele Selbstständige gar keine Gedanken."
Seit mehr als 35 Jahren berät der gelernte Bankkaufmann sowie Maler- und Lackierermeister Handwerksbetriebe und bietet Expertenseminare und Workshops zu Themen wie Unternehmensführung, Projektmanagement oder Notfallplanung an.
Seinen Teilnehmern legt er dringend ans Herz, ein Notfallhandbuch mit den wichtigsten Informationen und Dokumenten zu erstellen – und zwar sowohl eines für den Geschäftsbetrieb als auch eines für den privaten Bereich. "Letzteres wird oft vergessen", weiß der Experte aus eigener Erfahrung.
Analoger oder digitaler Ordner?
Insbesondere ein Familienunternehmen ist stark durch die Person des Chefs geprägt. Außer ihm selbst weiß oft kaum jemand, wie der Laden läuft. "Fällt dieser dann aus und es gibt keinen Notfallplan, führt das nicht selten in den Ruin des Betriebs", erklärt Steinseifer. In seinen Workshops erhält jeder Teilnehmer einen Ordner mit zahlreichen Fragen und Leerseiten, die dann mit den wichtigsten Angaben gefüllt werden können. Zudem gibt es einen USB-Stick, um das digitale Ausfüllen der Dokumente zu ermöglichen.
"Jeder Unternehmer sollte selbst entscheiden, ob er den Ordner analog oder digital führt", rät er. "Dort ist z.B. hinterlegt, wer den Betrieb im Notfall weiterführt." Und die vertretungsberechtigte Person müsse natürlich wissen, wo sie den Ordner findet. Dieser könne z.B. auf dem PC, im Tresor, beim Steuerberater oder Rechtsanwalt verwahrt werden. "Deponiert man ihn beim Steuerberater, sollte berücksichtigt werden, dass Aktualisierungen mit mehr Aufwand verbunden sind", erklärt er.
Oberste Priorität: Ein Aufgabenbuch
Wichtig ist laut dem Experten auch, dass der Ordner eine individuelle Zusammenstellung von Unterlagen enthält. „Es gibt kein festes Schema dafür. Jeder Betrieb und somit auch jeder Notfallordner ist anders“, betont der Handwerksberater. Zu den Inhalten gehört laut Steinseifer zuallererst ein Aufgabenbuch. „Der Chef sollte beschreiben, welche Aufgaben er wahrnimmt“, empfiehlt er.
"Das fehlt bei standardisierten Notfallmappen häufig." Dazu könne er z.B. zwei bis drei Wochen lang eine Bestandsaufnahme machen und auf Basis dieser Aufzeichnungen dann sein persönliches Aufgabenbuch erstellen. "Da kommen schnell 30 bis 40 Seiten zusammen", sagt der Experte. Das Aufgabenbuch erweise sich auch als hilfreiches Tool für die Urlaubsvertretung des Firmeninhabers oder Geschäftsführers.
Den ganzen Beitrag lesen Sie in GFF 12/23, die Ausgabe erscheint am 5. Dezember.