Mitarbeiter durch Gehaltsextras motivieren Zusatzkrankenversicherung als steuerfreies Incentive

Zahlreiche Unternehmen sichern ihre Mitarbeiter mit sog. Zukunftssicherungsleistungen gegen allerlei Ungemach ab. Damit solche Gehaltsextras steuerfrei bleiben, ist die richtige vertragliche Gestaltung entscheidend, erklärt David Bochmann, Steuerberater der Kanzlei WWS in Nettetal.

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    David Bochmann ist Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz am Standort Nettetal.
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    Damit das Finanzamt die Steuerfreiheit von Zukunftssicherungsleistungen anerkennt, gibt es für Unternehmen einiges zu beachten.

Auf der Suche nach Leistungsanreizen für Mitarbeiter setzen viele Firmen auf attraktive Gehaltsextras. Gleichermaßen beliebt wie sinnvoll sind Zukunftssicherungsleistungen, die Arbeitnehmern oder deren Angehörigen bei Krankheit, Invalidität oder Todesfällen helfen. Die aktuelle Rechtsprechung konkretisiert, wie Unternehmen solche Leistungen steuer- und abgabenfrei gewähren. „Verantwortliche sollten bei der vertraglichen Gestaltung von Zukunftssicherungsleistungen die steuerrechtlichen Vorgaben genau im Blick haben“, rät David Bochmann, Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal. Ansonsten könne die Zuwendung im Fall einer Betriebsprüfung für einen schalen Nachgeschmack sorgen.

Geldprämien sind steuerpflichtig

Unternehmen haben beim Thema Incentives die Qual der Wahl. Für viele ist es Bochmann zufolge ein wichtiges Auswahlkriterium, ob Gehaltsextras bei Mitarbeitern ohne Abzüge ankommen. Dies hängt nach seinen Angaben sowohl von der gewährten Zuwendung als auch von der vertraglichen Gestaltung ab. „Geldprämien etwa sind immer steuerpflichtig, sie gelten für den Fiskus als Arbeitslohn“, sagt der Fachmann. Barzuschüsse zu sog. begünstigten Leistungen können hingegen unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und abgabenfrei sein. Dazu zählen etwa Kurse im Zuge der betrieblichen Gesundheitsvorsorge oder der Kitaplatz für die Kinder.

Enge Grenzen bei Sachleistungen

Auch Sachleistungen können Firmen brutto für netto gewähren – allerdings nur innerhalb enger Grenzen. „Der Wert von Geschenken zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen darf 60 Euro pro Anlass und Empfänger nicht übersteigen“, führt Bochmann aus. Bei allen anderen Sachbezügen bestehe eine Freigrenze von monatlich 44 Euro. Eine Ausnahme macht der Fiskus bei Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber selbst herstellt oder vertreibt. Hier gilt eine Freigrenze von 1.080 Euro im Kalenderjahr.

Steuerliche Fallstricke bei Zusatzkrankenversicherung

In welche Kategorie fällt eine Zusatzkrankenversicherung? Für den Fiskus kann sie laut Bochmann sowohl eine Geld- als auch eine Sachleistung sein. Was den Ausschlag in die eine oder andere Richtung gibt, zeigen zwei aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 13/16; Az. VI R 16/17). „Die Richter gehen davon aus, dass Leistungen, die Arbeitnehmer oder deren Angehörige bei Krankheit, Unfall, Invalidität oder Tod absichern, ein steuerbegünstigter Sachbezug sein können“, sagt der Steuerexperte. Eine Voraussetzung bestehe aber darin, dass Mitarbeiter auf arbeitsvertraglicher Grundlage nur die Sache selbst – den Versicherungsschutz – in Anspruch nehmen. Haben sie dagegen die Möglichkeit, sich den Gegenwert der Versicherung alternativ auch auszahlen zu lassen, liege immer ein steuer- und abgabenpflichtiger Barlohn vor.

„Die Beitragsbescheide der Versicherung und die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter sollten Unternehmen auf jeden Fall zusammen mit ihren Lohnunterlagen aufbewahren.“

„Firmen sollten sicherstellen, dass sie bei der Vertragsgestaltung die steuerlichen Fallstricke kennen und umgehen“, rät Bochmann. „In Zweifelsfällen sollten Personalverantwortliche sicherheitshalber fachlichen Rat einholen.“ Zudem sei es wichtig, Beitragsbescheide der Versicherung und die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter immer zusammen mit den Lohnunterlagen aufzubewahren. So lassen sich später Einwände von Finanzbeamten einfacher entkräften.

Tipps zur Vertragsgestaltung

Wie sollten Firmen Zukunftssicherungsleistungen vertraglich vereinbaren? „Das Finanzamt erkennt einen Sachlohn nur dann an, wenn der Arbeitnehmer durch die Beitragsleistungen des Arbeitgebers einen unentziehbaren Rechtsanspruch auf Versicherungsschutz hat“, sagt Bochmann. Firmen gewährleisteten dies, indem der Anspruch klar im Arbeitsvertrag verankert ist. Unternehmen können bei existierenden Arbeitsverträgen auch eine entsprechende Zusatzvereinbarung abschließen. Wichtig sei dabei die Regelung, dass die Beiträge für die Versicherungspolice ausschließlich an den Versicherer fließen. „Überweisen Firmen das Geld an ihre Mitarbeiter, womit diese selbst eine Police abschließen, geht der Steuervorteil bereits verloren.“

„Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber alle Sachbezüge im Lohnkonto der versicherten Beschäftigten auch als solche kennzeichnen.“

Vorsicht ist laut Bochmann auch bei der Beitragshöhe geboten. Firmen müssen demnach die monatliche Freigrenze von 44 Euro pro Mitarbeiter für alle gewährten Sachbezüge einhalten.

Wird dieses Limit dagegen überschritten, müssen Unternehmen auf den Gesamtbetrag Steuern und Sozialabgaben entrichten. „Heben Versicherungsbeiträge die Gesamtsumme in die Nähe der Freigrenze, kann daher schon eine geringfügige Beitragserhöhung kritisch sein“, warnt der Experte. Personalverantwortliche sollten auf Nummer sicher gehen und den Freibetrag nicht komplett ausschöpfen.

Mitarbeiterfreundliche Alternative: Zuwendungen pauschal besteuern

Übersteigt die Summe der Sachleistungen pro Kopf monatlich 44 Euro, können die Zuwendungen für den Mitarbeiter selbst laut Bochmann trotzdem steuerfrei bleiben. Dazu müssen Arbeitgeber jedoch die Pauschalbesteuerung in Höhe von 30 Prozent wählen. „Das Wahlrecht können Firmen im Zuge der Lohnsteuer-Anmeldung ausüben. Allerdings ist die Entscheidung einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen sowie für alle Arbeitnehmer bindend“, sagt der Experte. Die Voraussetzung dafür sei, dass die Summe der Aufwendungen je Mitarbeiter und Kalenderjahr maximal 10.000 Euro beträgt. Grundsätzlich gelte: „Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber alle Sachbezüge im Lohnkonto der versicherten Mitarbeiter als solche kennzeichnen.“ Zudem sei es wichtig, dass Firmen in den Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitnehmer derlei Bezüge eindeutig als Zukunftssicherungsleistungen ausweisen.