Ausgaben im Blick behalten Zur Betriebsfeier den Fiskus nicht einladen

Viele Unternehmen bedanken sich für die Leistungen der Belegschaft mit einer Betriebsfeier. Allerdings sollten die Firmenchefs ihre Kosten nicht aus den Augen verlieren – und ein neues Finanzgerichtsurteil kennen, wie Matthias Gehlen, Steuerberater der Kanzlei WWS, erläutert.

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    Matthias Gehlen ist Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz am Standort Mönchengladbach. Sein Tätigkeitsschwerpunkt ist die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung von mittelständischen Unternehmen.
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    Das Finanzamt feiert gerne mit: Halten Firmen bei der Planung von Betriebsfeiern die Vorgaben des Fiskus nicht ein, werden die Aufwendungen schnell steuerpflichtig.

Ob Firmenjubiläum, Sommerfest oder Weihnachtsfeier – eine Betriebsfeier kann sich für Unternehmen in vielerlei Hinsicht lohnen. Neben dem Zusammenhalt in der Belegschaft fördern solche Events die Identifikation mit der Firma und im Idealfall die Arbeitsmotivation. Folgerichtig zeigen sich Firmenchefs bei der Planung gerne großzügig. Doch je opulenter die Feier ausfällt, desto vorsichtiger müssen Gastgeber bei den steuerlichen Auswirkungen sein. „Firmen sollten die Vorgaben des Fiskus genau kennen und einhalten. Schnell werden die Aufwendungen steuerpflichtig, und das Finanzamt feiert kräftig mit“, warnt Matthias Gehlen, Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach.

Freibetrag pro Teilnehmer beachten

Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn der Arbeitgeber ihnen etwas Besonderes bietet. Nicht selten fallen dabei hohe Summen an, etwa wenn Firmen auswärts in exklusivem Ambiente feiern oder ein Rahmenprogramm mit künstlerischen Darbietungen buchen.

„Einzig wenn die Aufwendungen pro Teilnehmer sowie Veranstaltung den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten, bleibt das Finanzamt am Ende außen vor.“

Aber: Wer bei den Kosten nicht aufpasst, muss womöglich im Nachhinein draufzahlen. Der Fiskus sieht in Ausgaben für eine Betriebsfeier eine Zuwendung an die Mitarbeiter. „Nur wenn die Aufwendungen pro Teilnehmer und Veranstaltung den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten, bleibt das Finanzamt außen vor“, sagt Gehlen. Und nur dann können Firmen nach seinen Angaben auch den Vorsteuerabzug auf bezahlte Rechnungen geltend machen. Firmen können jährlich maximal zwei Feiern für denselben Kreis von Begünstigten ausrichten. Finanzbeamte gehen dann in der Regel von einer sog. „Üblichkeit der Betriebsveranstaltungen“ aus. Eine dritte Betriebsveranstaltung gilt hingegen sogar für jene Arbeitnehmer als Arbeitslohn, die an den ersten beiden Veranstaltungen nicht teilgenommen haben. „Jeder Euro über dem Freibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Diesen Betrag müssen Firmen als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen“, erläutert der Steuerfachmann. Alternativ versteuern Unternehmen die Kosten pauschal mit 25 Prozent zuzüglich des Solidaritätszuschlags und pauschaler Kirchensteuer. Der Vorteil bei diesem Modell: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Gerichtsurteil zu No-Show-Kosten

Ein neues Gerichtsurteil könnte die Kostenkalkulation wesentlich vereinfachen. Bislang müssen Unternehmen damit rechnen, dass bei einer kurzfristigen Absage von Teilnehmern die Aufwendungen auf weniger Köpfe umgelegt werden als geplant. Wer auf Nummer sicher gehen will, schöpft den Freibetrag bei der Planung nicht voll aus. Das Finanzgericht Köln teilt die Auffassung der Finanzverwaltung nicht (Az. 3 K 870/17). Die Richter gehen davon aus, dass sog. No-Show-Kosten nicht zulasten der Teilnehmer gehen dürfen. Allerdings ist gegen das Urteil ein Revisionsverfahren vor dem Bundesfinanzhof (BFH) anhängig (Az. VI R 31/18). „Betroffene Unternehmen sollten bei entsprechenden Steuerbescheiden Einspruch einlegen und mit Verweis auf das BFH-Verfahren das Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen“, empfiehlt Gehlen. Auf diese Weise könnten sich Firmen für den Fall eines steuerzahlerfreundlichen Urteils ihre Rechte sichern.

Wie kalkulieren Sie als Firmenchef?

Worauf sollten Verantwortliche bei der Kalkulation achten? „Grundsätzlich müssen sie alle externen Aufwendungen für die Betriebsfeier einbeziehen“, sagt Gehlen. Dazu zählen Kosten, die Teilnehmern individuell zurechenbar sind, wie etwa Speise- oder Getränkepauschalen.

„Firmen sollten bei Feiern immer eine Teilnehmerliste erstellen.“

In die aufzuteilenden Gesamtkosten werden auch Aufwendungen für Begleitpersonen oder für Sachgeschenke an einzelne Mitarbeiter einbezogen. Letztere dürfen jedoch maximal 60 Euro kosten. „Ansonsten ist der komplette Betrag dem jeweiligen Arbeitnehmer individuell als Arbeitslohn zuzurechnen“, erläutert der Experte. Firmen müssen nach seinen Angaben auch Ausgaben einbeziehen, die einen rechnerischen Anteil für den äußeren Rahmen darstellen. Darunter fallen etwa Kosten für Saalmiete, Musik oder Dekoration. Die Summe aller Aufwendungen wird gleichmäßig auf die teilnehmenden Mitarbeiter aufgeteilt. Aber Achtung: Laut Gehlen sind grundsätzlich nicht die Netto-Ausgaben maßgeblich, sondern die Bruttobeträge. „Interne Selbstkosten des Arbeitgebers in Zusammenhang mit der Organisation der Veranstaltung hingegen bleiben unberücksichtigt, also beispielsweise Aufwände für die Buchhaltung oder Personalkosten für die Veranstaltungsplanung.“

Den Status der Teilnehmer aufschlüsseln

Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsfeiern als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Sie müssen mithin allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilnehmerkreise akzeptieren Finanzbeamte nur in Ausnahmefällen, etwa wenn bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen feiern. „Wichtig ist, dass einzelne Mitarbeiter nicht bevorteilt oder benachteiligt werden“, sagt Gehlen. Besonders kritisch sind Finanzbeamte nach seinen Angaben bei Betriebsfeiern mit Geschäftspartnern oder freien Mitarbeitern. Anders als bei Angestellten sei deren Bewirtung nur eingeschränkt abzugsfähig. „Firmen sollten immer eine Teilnehmerliste erstellen, die den jeweiligen Status genau aufschlüsselt. So lässt sich im Nachhinein kritischen Nachfragen von Finanzbeamten einfacher begegnen.“