Wunschthema
Die Digitalisierung macht bekanntlich auch vor dem Handwerk nicht halt – das ist auch gutso. GFF hat sich zwei spezielle Handwerker-Apps angesehen und sagt Ihnen, wie Sie von der Nutzung profitieren.
Kurz nach dem Einbau einer neuen Hebeschiebe-Tür reklamierte ein Kunde bei Jürgen Sieber eine beschädigte und völlig verdreckte Bodenschwelle. Dem Fachbetrieb drohten Reparaturkosten in Höhe von 2.000 Euro. Doch der Kunde hatte die Rechnung ohne den Fensterbauer gemacht. Der hatte das Bauvorhaben umfassend fotografisch dokumentiert und konnte so jede Schuld von sich weisen.
Zur Baustellendokumentation nutzt Sieber in seinem Betrieb seit mehr als einem Jahr die kostenlose App MyCraftnote, die für Smartphones, Tablets und PCs zur Verfügung steht. Das habe den gesamten Prozess verbessert. "Die App vereinfacht die digitale Dokumentation ganz gewaltig", fällt sein Fazit eindeutig aus. Habe er früher Handyfotos im Büro erst noch auf den PC ziehen müssen oder per E-Mail zugeschickt bekommen und dann mühsam manuell dem Auftrag zugeordnet, erspare ihm MyCraftnote viel Zeit.
Saubere Baustellendokumentation
Der Monteur macht auf der Baustelle ein Foto und die App fügt es direkt dem dort angelegten Projekt hinzu. Dank der Cloud-Anbindung ist es sofort auf allen mit der App ausgestatteten Endgeräten verfügbar. Auch andere auftragsbezogenen Informationen erfassen die Mitarbeiter auf diese Weise. "Informationen gehen so auf dem Weg von der Baustelle ins Büro nicht verloren", sagt Sieber. Damit erfüllt MyCraftnote – hinter der App steht die Unternehmensgruppe Fischer, die dafür ein eigenständiges Start-up gegründet hat – im Betrieb von Jürgen Sieber genau den Zweck, den die Macher im Sinn hatten: nämlich zu verhindern, dass wichtige Informationen in der Kommunikation untergehen oder in Zettelwirtschaft und Ordnerbergen verschwinden. "Unsere neue Handwerker-App vereinfacht die fließende Kommunikation und saubere Baudokumentation", sagt Dirk Stefen, der verantwortlich für den Vertrieb von MyCraftnote zeichnet. "Sie ermöglicht es, sämtliche Informationen zentral zu bündeln und für alle Mitarbeiter und Kunden zugänglich zu machen." Ob die tägliche Informationsflut, zunehmende Nachfragen, steigende Dokumentationspflichten oder die Lösung eines Streitfalls – die App soll Handwerkern helfen, die Herausforderungen im Arbeitsalltag zu meistern.
Intuitiv zu bedienen
Als Plattform für den ständigen Austausch aller Mitarbeiter untereinander verbindet MyCraftnote Baustelle, Büro und Werkstatt. Einzelne Kunden und Aufträge legt der Nutzer in der App als eigene Projekte an und bestückt sie mit allen erforderlichen Daten und Nachweisen, die übersichtlich in einer Liste erscheinen. Per Filter- und Suchfunktion lassen sich die Informationen schnell finden und abrufen. Wie der Anbieter betont, seien – anders als bei vergleichbaren Apps – Installation und Anwendung einfach und erforderten keine extra Einweisung. Sieber bestätigt das. Jeder Mitarbeiter sei in der Lage, die App zu bedienen. "Die Arbeit mit der App ist selbsterklärend. Es reicht, sich am Anfang zehn Minuten damit zu beschäftigen, um zu wissen, wie die Plattform funktioniert." Auf der MyCraftnote-Webseite steht zudem ein umfangreicher Support mit vielen Erklärvideos und Texten inklusive mehrerer Handy-Screenshots bereit.
Wie genau nutzen Mitarbeiter die App?
Ganz einfach: Sie halten Informationen in Sprachnachrichten und Texten oder auf Bildern und Videos fest und machen sie über die App mobil zugänglich. Seien es Absprachen mit Bauherren und Architekten, Bautenstände und Mängel, Status und Fortschritt eines Projekts oder die bisher erbrachten Leistungen. Per Dokumenten-Scanner lassen sich auch Stundenzettel, Lieferscheine oder Protokolle als pdf-Dateien direkt im Projekt speichern. Durch die tägliche Datensicherung bleiben die Informationen dem Anbieter zufolge langfristig und sicher verwahrt – und alles DSGVO-konform, versteht sich.
Professionelles Auftreten
Auch Kunden, Lieferanten und weitere Gewerke lassen sich in MyCraftnote-Projekte einbinden, wenn diese ebenfalls die App nutzen. Jürgen Sieber profitiert von dieser Vernetzung. Immer öfter lässt er Montagearbeiten von einem qualifizierten Subunternehmer ausführen. "Die Fotos, die die Firma auf der Baustelle macht, schlagen bei uns direkt im richtigen Bauvorhaben auf", sagt Sieber. So ist auch der Subunternehmer in die Baustellendokumentation eingebunden, auf die der Fensterbauer – insbesondere aufgrund seiner Erfahrungen als Sachverständiger – größten Wert legt. Nicht nur seien Reklamationen, z.B. zu (schon vorher) beschädigten Steinfensterbänken, zurückgegangen. Er bekomme aufgrund der umfassenden Dokumentation der Montage auch positives Feedback von Kunden. "Ein Rentner, der bei Daimler in der Qualitätssicherung gearbeitet hatte, war positiv überrascht, dass ein Handwerker seine Arbeit so professionell dokumentiert."
zip.app: Büro für die Hosentasche
Eine weitere App, die die Digitalisierung im Handwerk einfach und sicher lösen will, ist zip.app. Die cloudbasierte App soll die gesamte Kommunikation und Prozesskette in einer einzigen mobilen Anwendung abwickeln. "Auf dem Smartphone ist das gesamte Büro in der Hosentasche dabei, mit allen Infos in Echtzeit", sagen die Start-up-Gründer Christian Hürter und Johannes Jetter. Der Ansatz dahinter: Wer in der gegenwärtigen Wirtschaftslage weiter profitabel wachsen will, muss Zeitfressern den Kampf ansagen. "Seit einiger Zeit sind die allermeisten Betriebe voll ausgelastet, die Kunden müssen sich auf Wartezeiten einstellen und qualifizierte Mitarbeiter sind Mangelware. Gleichzeitig wissen wir, dass speziell am Bau zirka 30 Prozent der Arbeitszeit durch Zeitfresser draufgehen, teilweise sogar deutlich mehr", sagen Hürter und Jetter. Das Gegenmittel: eine wertorientierte Steuerung des Unternehmens und die Verbesserung der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern, Nachunternehmern und Lieferanten. zip.app sei in diesem Sinne das Effizienztool, das den Handwerkern helfe, das tägliche Chaos zu beherrschen.
Schwachstellen bekämpfen
Hürter und Jetter sind Kenner der Materie: Christian Hürter ist Professor an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) und war Geschäftsführer von HS Digital in der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid. Sein Spezialgebiet sind die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen im Handwerk. Johannes Jetter ist Geschäftsführer der Firmengruppe Jetter, eines mittelständischen Handwerksunternehmens mit zirka 100 Mitarbeitern. Sowohl aus der Praxis als auch aus der Theorie kennen beide die Situation und die Schwachstellen im Handwerk. Aus dieser Erfahrung heraus entstand die Idee zu zip.app. "Die zip.app ist in erster Linie für Handwerksunternehmen entstanden, da wir dort den Bedarf kennen", sagen die Gründer. Die App könne aber für alle Selbstständigen und Unternehmen anderer Branchen einen Mehrwert bieten. Und so funktioniert die App: zip.app ist eine mobile Anwendung, die den Unternehmer unterstützen soll: ein mobiles Büro in der Hosentasche, so dass alle Infos immer zur Hand sind. Als digitales Werkzeug für die Baustellen-Organisation bündelt die App Infos, organisiert Termine, übersetzt Unterhaltungen, verbindet Geschäftspartner, dokumentiert Leistungsstände und versendet Rechnungen.
Mehr Zeit für Wertschöpfung
"So bleibt dem Unternehmer mehr Zeit für die eigentliche wertschöpfende Arbeit", sagen Hürter und Jetter. Eine wichtige Funktion sei die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden. Diese laufe über zip.app einfach und sicher, mit Fotos von der Baustelle, schnellem Überblick über den Projektstatus und mit einem automatischen Übersetzungstool. Wie die beiden Gründer betonen, ist der Leistungsstand die wichtigste Information, die ein Geschäftsinhaber haben sollte, da er damit aussagekräftige Fragen stellen, vernünftige Schätzungen vornehmen, fundierte Entscheidungen fällen und solide Rechnungen erstellen kann, die letztlich Umsätze und Einnahmen generieren.
Leistungsstand immer im Blick
zip.app konzentriert sich bei der Leistungsbeschreibung auf die absoluten Grundlagen und sieht Leistungstext, Menge und Einheit sowie den Preis als die wichtigsten Attribute. „Das heißt, dass ein Fensterbauer mit zwei Teams im Einsatz auf verschiedenen Baustellen den genauen Status der Projekte kennt und auf einen Blick sieht, wie weit das jeweilige Team ist“, sagen Hürter und Jetter. Er kann sich bei offenen Fragen Fotos schicken lassen und, falls nötig, über den Chat den Kunden informieren. "Mit zip.app hat er einen interaktiven Assistenten, der jederzeit die Informationen zur Verfügung stellt: Projektübersicht, Rechnungen, Status offener Aufträge und Zahlungsfluss."