Messenger für Kommunikation zwischen Büro und Baustelle Mit Wire bleibt Wigger auf Draht

An WhatsApp führt kein Weg vorbei? Doch: Das Unternehmen Wigger Fenster und Fassaden in Rosendahl setzt auf den DSGVO-konformen Schweizer Messenger-Dienst Wire und spart damit Zeit bei der betriebsinternen Kommunikation. Ein Erfahrungsbericht.

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    © Wigger Fenster und Fassaden
    Christian Reiberg hat bei Wigger Fenster und Fassen den Messenger Wire als Kommunikationsplattform implementiert.
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    © Wire
    Chatten, Medien teilen, Videotelefonie – Wire ist vielseitig einsetzbar, sowohl am Desktop als auch mobil.

Für die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle nutzt Wigger Fenster und Fassaden seit Februar 2018 den Messenger-Dienst Wire. Das 300 Mann-Unternehmen hat damit den Informationsaustausch systematisiert und verbessert. „Bevor wir Wire implementiert haben, hatten die Kollegen vor Ort zumeist ihren privaten WhatsApp-Account genutzt oder die Dateien per E-Mail versendet“, erläutert Dipl.-Ing. Christian Reiberg, der bei Wigger im Bereich IT/Organisation arbeitet. Das ist nun Vergangenheit.

DSVGO-konformer Messenger gesucht

Anfang 2018 hatte sich das Team auf die Suche nach einer einfachen Lösung gemacht, mit der die Monteure vor Ort in der Lage sind, den Montageleitern im Innendienst auf schnelle Art und Weise Fotos zu schicken. Nachdem die Anforderungen an die Applikation geklärt waren, stießen die Projektverantwortlichen bei Recherchen im Internet auf die WhatsApp-Alternative Wire. „Wir haben uns auch die gängigen Mitbewerber von Wire angeschaut. Jedoch gerade durch die im vergangenen Jahr in Kraft getretene neue Datenschutzverordnung (DSGVO) war die Sicherheit der Daten ein entscheidendes Kriterium – und in dieser Disziplin ist Wire sicherlich ein Vorreiter“, sagt Reiberg. Der externe Datenschutzbeauftragte des Unternehmens sei in den Entscheidungsprozess eingebunden gewesen.

Wire hat seinen Firmensitz in der Schweiz, die Server stehen in der Europäischen Union und alle Inhalte werden durch Ende zu Ende-Verschlüsselung geschützt. Der Messenger entspricht damit nach Angaben des Anbieters den aktuellen Datenschutz-Standards. Wigger nutzt Wire Pro – ein Modell, das die Entwickler im Gegensatz zur kostenfreien Privatnutzer-Version speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt haben. Eine 24-monatige Lizenz gibt es für vier Euro pro Nutzer. Die Pro-Version bietet umfangreiche administrative Kontrolle sowie zusätzliche Funktionen wie Gästebereiche für externe Kontakte. Wire nutzen bei Wigger im Außendienst die Monteure und Aufmaßtechniker. Im Innendienst arbeiten die Technischen Zeichner sowie die Projekt- und Montageleiter mit dem Messenger. Probleme bei der Handhabung seitens der Mitarbeiter habe es bislang nicht gegeben. „Die Kollegen, die bereits vorher WhatsApp genutzt haben, konnten Wire innerhalb kürzester Zeit bedienen“, berichtet Reiberg.

Baustellendokumentation leicht gemacht

Nach seinen Angaben nutzen die Kollegen im Büro Wire nicht nur als App auf dem Mobiltelefon, sondern parallel auch als Installation auf dem PC. Das habe den Vorteil, dass empfangene Dateien (Fotos, Videos etc.) einfach per Drag & Drop auf der Festplatte abgespeichert werden können. So lasse sich die Baustellendokumentation schnell um wichtige Informationen ergänzen. „Gerade bei Mängelanzeigen und Reklamationen sind Fotos ein sehr hilfreiches Hilfsmittel für die Sicherung von Beweisen“, sagt Reiberg. Auch die Klärung offener Fragen zur Ausführung oder zur Bausituation sei mit Bildern deutlich einfacher. Im Vergleich zu Telefonaten, in denen die Gegebenheiten vor Ort umständlich beschrieben werden müssten, beuge der Einsatz der App Missverständnissen vor. „Häufig werden auch Bedienungsanleitungen oder Anschlusspläne an die Kollegen vor Ort versendet“, sagt Reiberg.

Geschäftspartner ins Boot holen

Außer zur betriebsinternen Kommunikation zwischen den Kollegen im Büro und den Mitarbeitern vor Ort nutzt Wigger den Messenger zum Austausch mit Lieferanten und Subunternehmern, von denen sich einige die App mittlerweile heruntergeladen haben. „Bei größeren Bauprojekten werden gelegentlich Gruppen erstellt, so dass der Projektverantwortliche wichtige Informationen, Zeichnungen, Terminabsprachen etc. direkt mit allen Beteiligten teilen kann“, sagt Reiberg. Auf diese Weise sei gewährleistet, dass alle den gleichen Wissensstand haben. Auch mit dem Endkunden könne die Kommunikation grundsätzlich über Wire abgewickelt werden. Nach einem Jahr im Praxiseinsatz zieht Reiberg ein positives Fazit. Die innerbetriebliche Kommunikation habe das Unternehmen mit Wire wesentlich zeitsparender gestalten können.

Fazit: Zeit gespart

„Ich kann auf jeden Fall jedem Handwerksbetrieb empfehlen, den Mitarbeitern die Nutzung von Messengern für die Kommunikation zu ermöglichen. Der einfache Dateitransfer zwischen Monteuren und den Angestellten im Büro macht den großen Vorteil aus“, sagt Reiberg. Auch für kleinere Handwerksbetriebe sieht er den Einsatz des Messengers als Option. „Da Wire keinen großen Administrationsaufwand erfordert und auch keine übermäßig hohen Anforderungen an die Endgeräte stellt, würde ich den Einsatz auch für Kleinstbetriebe nicht ausschließen.“