Best Practice: Digitalisierung Laptop und Lederhose

Der Fensterbaubetrieb Dopfer Fenstertechnik in Roßhaupten am Forggensee setzt voll auf die Digitalisierung. Zu 90 Prozent kann das Familienunternehmen bereits auf Papier verzichten – dank der Softwarelösungen von Klaes. Wir fassen Eindrücke des Vor-Ort-Besuchs zusammen.

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    Ausdrucke ade: Dopfer Fenstertechnik organisiert seine Workflows elektronisch.
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Dopfer Fenstertechnik darf als Pionier gelten, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Bereits 1992 hat das Unternehmen seine bis heute andauernde Partnerschaft mit dem Softwareanbieter Klaes begründet. „Wir haben die Fensterbausoftware damals gekauft, um die Listen etc. rationeller zu organisieren. Das war für uns das Hauptthema“, erinnert sich Geschäftsführer Mario Dopfer. Er leitet gemeinsam mit seinem Vater Georg den regional tätigen Fensterbaubetrieb in Roßhaupten am Forggensee, der mit 25 Mitarbeitern hochwertige Fenster- und Fassadenelemente in Holz und Holz/Alu fertigt.

Gemeinsam mit Klaes hat das Unternehmen die Digitalisierung sukzessive vorangetrieben. Für Fassadenaufträge ergänzt heute Klaes 3D die Kernanwendung, Kunststofffenster kauft Dopfer über Klaes Trade zu. Zudem sind die Maschinen in der Fertigung an die Software angebunden. Neben dem Homag Bearbeitungszentrum BMB 923 steuert Klaes E-Control die Zuschnittsäge für die Alu-Deckschalen. „Ohne Software lässt sich heute kein Fenster mehr bauen“, fasst Dopfer die zunehmende Virtualisierung zusammen.

Ordner gibt es nur noch elektronisch

Besonders begeistert ist der Fensterbauer, der im Jahr 1989 seine Schreinerlehre im Familienbetrieb begonnen hatte und sich anschließend zum Glasermeister weiterbildete, von einer weiteren Klaes-Komponente, die das Unternehmen seit 2014 einsetzt: dem Klaes Dokumenten-Management-System (DMS). Denn damit lassen sich alle geschäftsrelevanten Dokumente sowie die zugehörigen Workflows elektronisch organisieren, GoBD-konforme Archivierung inklusive. „Das Programm hat sich sehr gut bewährt. Die Zettelwirtschaft hat damit ein Ende“, sagt Dopfer. Ein Beispiel: Wenn er jetzt einen Lieferschein suche, habe er den in kurzer Zeit gefunden – früher habe er dafür zehn Ordner durchgeblättert. „Wenn ein Kunde anruft, kann ich ihm direkt Auskunft geben.“

Während die Arbeit mit dem Programm zu Beginn noch etwas kompliziert angemutet habe, kommt Klaes DMS laut Dopfer mittlerweile sehr gut bei den Mitarbeitern an. Mit Unterstützung des Anbieters, der per Fernzugriff auf das System zugreifen kann, optimiere das Team auch immer wieder den Workflow, zuletzt hinsichtlich der Ablagenstruktur. „Für eine bessere Übersichtlichkeit werden für einen neuen Vorgang jetzt automatisch drei Unterordner angelegt“, sagt der Geschäftsführer. Ein großer Vorteil ist es nach seinen Angaben auch, dass sich Klaes DMS mittlerweile vollständig in die Kernanwendung integriert. Innerhalb eines Projekts lassen sich über einen Reiter direkt die zugehörigen Dokumente aufrufen bzw. neue Dokumente ablegen. „Das vereinfacht die Handhabung und erhöht die Akzeptanz bei den Projektmitarbeitern, da sie das Programm nicht wechseln müssen“, sagt Dopfer. Werde etwas im Fensterbauprogramm gedruckt, werde es automatisch im DMS archiviert.

Papierlos glücklich

Durch den Einsatz der Klaes-Produkte kann Dopfer Fenstertechnik zu großen Teilen auf Papier verzichten. Ausgedruckt werden – im Idealfall – nur die Informationen für die Monteure sowie die Papiere für die Fertigung. „Zu 90 Prozent kommen wir ohne Papier aus“, sagt Dopfer. Viel fehlt also nicht mehr zur kompletten Digitalisierung, die der Geschäftsführer in Zukunft noch weiter vorantreiben möchte. Mit Klaes E-Prod soll mittelfristig die Produktion papierlos organisiert werden. „Die papierlose Fertigung habe ich im Hinterkopf. Da möchte ich noch investieren“, sagt der Fensterprofi.

Aber auch mit dem bisher Erreichten ist Dopfer zufrieden. Bisher habe er nichts bereut, auch wenn die Digitalisierung des Betriebs mit Zeit und Aufwand verbunden ist. „Es ist Aufwand, der sich rechnet. Man muss es sich einfach trauen“, lautet sein Appell. Wie Dopfer betont, spare er, und das sei gerade für einen kleinen Betrieb wichtig, viel Zeit, insbesondere durch Klaes DMS. „Man muss sich durch keinen Papierwust mehr kämpfen und jeder kann von seinem Arbeitsplatz aus auf jeden Vorgang zugreifen“, schildert der Geschäftsführer. Zudem erhöhe sich die Prozesssicherheit. Jeder Auftrag laufe gleich ab – jede Rechnung gehe über Dopfers virtuellen Schreibtisch.

Zwei Tipps vom Profi zum Abschluss: Wenn man Softwarelösungen einführt, muss man die Mitarbeiter mitnehmen. „Ich bespreche immer vorher mit meinen Mitarbeitern, was ich vorhabe und wie wir es umsetzen“, sagt Dopfer. Ohne Mitarbeiter, die hinter den digitalen Lösungen stehen und damit auch umgehen können, gehe es nicht.

Immer ein Backup machen

Zudem empfiehlt der Fensterbauer, Backups für den Notfall anzulegen. „Sonst ist im Ernstfall alles weg.“ Er selbst sichert jeden Tag in einer 1:1-Spiegelung zirka 400 Gigabyte an Daten auf einen Rechner in seinem Privathaus. Im Zuge der Digitalisierung sei das Thema wichtig geworden.